Menü
Mit Mailto-DMS E-Mails und Dokumente automatisiert sortiert und abgelegt. Von allen für alle. Direkt aus dem Postfach ins Archiv.
Umgesetzt mit unserem DATEV Partner BuRKom GmbH.
Volle Flexibilität und alles im Blick. Erhalten Sie die Kontrolle über Ihren Mandantenaustausch und gewinnen Sie an Unabhängigkeit.
Alle Informationen und Dokumente werden entsprechend Ihrer Mandanten gebündelt und bleiben immer aktuell.
Jede Mail wird im Hintergrund automatisiert und entsprechend Ihrer Wünsche einsortiert und archiviert.
Einfache Installation und fortlaufende Aktualisierung.
Wir holen das maximale aus Ihrer Systemlandschaft heraus und bilden Schnittstellen zu DATEV DMS.
Mit Mailto-DMS werden Ihre E-Mails, durch Matching der E-Mail-Adresse mit den Stammdaten vollautomatisch den richtigen Mandanten zugeordnet. Effizient, schnell und fehlerfrei.
Mailto-DMS erlaubt die Ablage von E-Mails per Outlook-Kategorie. Mit einem Klick wird die E-Mail ins richtige Register verschoben, automatisch mit dem Mandanten verknüpft und der Status auf „erfolgreich abgelegt“ gesetzt.
Nutze ein zentrales Postfach, auf das alle Mitarbeiter zugreifen können. Über eine klar definierte Ordnerstruktur und Verknüpfungen mit der DATEV-DMS-Bestandsstruktur werden E-Mails mandantenspezifisch abgelegt.
0
0 pro Tag
0 Minuten pro Tag
0 Minuten pro Tag
0 € pro Monat
Aktuelle Berechnung wird hier angezeigt...
Mailto-DMS ist die ideale Lösung für Unternehmen jeder Größe. Ab nur 99 € / Monat können Sie und Ihr Team von bis zu 10 Mitarbeiter:innen die Vorteile blitzschneller Datenverwaltung genießen.
Lizenz für bis zu 10 Mitarbeiter:innen
Lizenz für bis zu 25 Mitarbeiter:innen
Lizenz für bis zu 50 Mitarbeiter:innen
Lizenz für bis zu 100 Mitarbeiter:innen
Lizenz für bis zu 200 Mitarbeiter:innen
Lizenz für bis zu 250 Mitarbeiter:innen
Lizenz für mehr als 250 Mitarbeiter:innen
Aktuell läuft Mailto-DMS mit DATEV DMS. Wir arbeiten gemeinsam mit der DATEV jedoch an der stetigen Optimierung und Erweiterung unserer Systeme.
Auf diese Besonderheit haben wir in der Entwicklung unserer Version 2, die im Laufe des 2. Quartals 2025 gelauncht wird Rücksicht genommen. Somit können Dokumente auch entsprechend der Akten abgelegt werden.
Ja, sobald eine Domain ausgeschlossen ist, werden eingehende E-Mails von diesem Absender nicht mehr abgelegt.
Sobald eine Mail abgelegt ist, wird die Kategorie von „DATEV“ auf „In DATEV importiert“ gewechselt.
Mit einem Doppelklick kann eine eingehende E-Mail geöffnet werden und dann kann der Betreff angepasst werden, um so die Mandantenummer hinzuzufügen
Auf diese Besonderheit haben wir in der Entwicklung unserer Version 2, die im Laufe des 2. Quartals 2025 gelauncht wird Rücksicht genommen. Somit können auch Unterordner im DMS angesteuert werden (FiBU, Lohn, JA usw.).
Auf diese Besonderheit haben wir in der Entwicklung unserer Version 2, die im Laufe des 2. Quartals 2025 gelauncht wird Rücksicht genommen. Somit können auch Unterordner im DMS angesteuert werden (FiBU, Lohn, JA usw.).
Aktuell gilt der „E-Mail: BETREFF“ als Orientierung. Zukünftig kann auch über Lohn, FiBu usw. abgelegt werden.
Es findet eine Synchronisation statt, sodass Änderungen im Archiv berücksichtigt werden.
Aktuell ist dies nicht der Fall. Mails die über die Kategorie abgelegt sind, haben eine entsprechende Kennung „In DATEV importiert“ eine Änderung im Betreff wird nicht neu übernommen, dafür müssten die Unterordner (Mandantenordner in Outlook) genutzt werden. Wir optimieren unsere Tools jedoch fortlaufend und sind offen für Anregungen.
Aktuell ist dies nicht der Fall. Wir optimieren unsere Tools jedoch fortlaufend und sind offen für Anregungen.
Ja, ausgehende E-Mails und Antworten werden als neue Version auf die bestehende Mailablage gespeichert, sodass nur ein Dokument mit neuen Versionen entsteht.
Wir wissen wie schnellebig der Alltag ist. Um einen aktuellen Stand sicherzustellen synchronisiert Mailto-DMS rund alle fünf Minuten.
Verschlüsselte Mails werden verschlüsselt abgelegt. Beim Öffnen des Dokumentes startet Outlook, indem die E-Mails entschlüsselt werden müssen.
Um Unabhängigkeit und ständigen Zugriff sicherzustellen, kann die vollautomatisierte Ablage genutzt werden. So werden alle eingehenden Mails sofort archiviert – ohne dass ein User angemeldet sein muss.
Die Speicherung von Dokumenten bei mehreren Mandanten ist über die Verlinkung in DATEV DMS möglich. Zugleich kann manuell per Copy Paste in mehrere Unterordner in Outlook gespeichert werden.
Nein, die Anhänge bleiben in der archivierten E-Mail.
Das System ist individuell konfigurierbar und kann auch nur für eine Auswahl an Mitarbeitenden, unabhängig von Abteilungen, genutzt werden.
Aktuell ist dies nicht der Fall. Wir optimieren unsere Tools jedoch fortlaufend und sind offen für Anregungen.
Ja, das ist möglich.
Ja, das ist möglich.
Das Produkt kann ganz einfach in unserem Online-Shop gekauft werden. Im Anschluss erhalten Sie einen Lizenz-Key und die Installationsanleitung für Ihren IT-Dienstleister.
Mail2DMS ist eine automatisierte Schnittstelle in Ihr DATEV DMS und ermöglicht so einen reibungslosen Prozess im täglichen Miteinander.
Ja, da E-Mails immer genutzt werden – auch beim Austausch mit Dritten zu Mandanten. So haben Sie alle Informationen an einem Ort. Gute Austauschplattformen haben eine DATEV DMS Schnittstelle, sodass Sie in Ihrer Kanzlei nur in DMS arbeiten: E-Mails, Dokumente und andere Informationen.